Inician proceso para digitalizar millones de textos del Archivo Judicial

De la yegua al robot. Lo que suena tan raro no es más que el cambio que está viviendo el Archivo Judicial de Santiago, donde se guardan las escrituras, expedientes, testamentos y arbitrajes de 26 comunas de la capital. Los carritos con ruedas -conocidos como yeguas- que transportan fornidos funcionarios irán quedando en desuso a medida que los robots avancen con su trabajo.

Son tres artefactos y hace un mes llegaron a Carmen 339 para digitalizar los millones de libros y expedientes que les mandan las notarías y tribunales que, por ley, deben conservar durante 80 años. Están en una sala a la que sólo se accede con tarjeta, miden dos metros y medio y cada uno tiene un brazo que voltea las páginas, mientras dos cámaras escanean 60 mil  páginas diarias.

Contrastan con el panorama habitual que se observa al entrar al Archivo Judicial. Es como retroceder medio siglo. No sólo porque se va a buscar el pasado -la escritura donde consta que una señora compró hace 10 años su casa que ahora quiere vender; la constitución de una sociedad creada cinco años atrás o el testamento de una persona que murió hace 15 años-, sino porque todo es manual y lento.

Hay que sacar número, esperar dos horas -muchas veces de pie, porque los asientos escasean- llenar un formulario a mano con la notaría y fecha de la transacción, RUT y nombre del peticionario. Cuando llega el turno y aparece el funcionario con el libro, la consulta se hace de pie en el mesón, codo a codo con el vecino.

Con 300 y hasta 500 visitas diarias, es imposible un servicio expedito, pese al esfuerzo de funcionarios.

LA IDEA
Un comentario al pasar interesó a dos hermanos expertos en computación: David y Cristián Mödinger, de 30 y 36 años, respectivamente, los mismos que firmaron un contrato con Microsoft para incluir una aplicación en Windows Vista que permite seleccionar fotos, enviarlas a su sitio y recibirlas impresas.

Fue Fernando Castillo, el archivero suplente, hijo de Hilda Aguirre, la archivera histórica de Santiago, quien les habló del interés del organismo por modernizarse. Los Mödinger buscaron y hallaron la solución en Rochester, la cuna de la robótica de EE.UU., donde funciona Kirtas, firma experta en digitalización.

Durante el verano, Cristián conversó con un amigo abogado, Ignacio Bascuñán, y le planteó el tema. "Yo lo pesqué al tiro, vi el potencial y le dije que no vendiera los robots, sino que le prestáramos por el servicio al Archivo", recuerda Bascuñán, quien encontró lo último que faltaba: el socio capitalista, Jacques Ergas, el dueño del Banco Monex.

Tras importar los robots, se puso en marcha un proyecto que busca igualar a Impuestos Internos y el Registro Civil: obtener escrituras y expedientes por internet.

En 2011 una persona podrá ingresar a Archivojudicialsantiago.cl, poner sus apellidos, su dirección o notaría, y obtener el archivo que busca, previo pago con tarjeta de crédito. Si lo necesita con la firma de la archivera (que le da la validez legal), se lo enviarán a la dirección que requiera. Si no, podrá recibirlo por email.

El usuario verá en la pantalla sólo la primera página de la escritura o del expediente -penal, civil, laboral o de menores- no el documento completo.

La tarea está recién empezando y la decisión fue partir por los libros (que están ordenados según notaría) más recientes. "Son los más consultados", explica Cristián Mödinger. Como los tres robots -que trabajan en horario de oficina, de 8 a 17-, pueden copiar 13 millones de páginas al año, en abril del año que viene estará digitalizado todo 2009. "En cuatro años calculamos que tendríamos completado el 80% de lo que la gente más consulta, que son los documentos de hasta 10 años de antigüedad".

Avanzar más atrás es financieramente complicado. A diferencia del SII o del Registro Civil, el Archivo Judicial se autofinancia con los $ 4 mil que cobra por cada copia firmada por Hilda Aguirre. MEB, la empresa que lleva las iniciales de los socios y gestora de la primera digitalización de un archivo judicial en Latinoamérica, espera poder hacer lo mismo con los Archivos y Conservadores de Bienes Raíces del país. "Es lo que nos han pedido y sería posible, porque los costos de la tecnología van bajando con el tiempo", sostiene Bascuñán.